목적과 상황에 맞는 협업툴 고르기
최근 몇 년 사이에 비대면 근무가 확산이 되면서 협업툴이 정말 많아졌습니다. 5년 전만 해도 파워포인트, 엑셀, 워드로 문서를 작성한 후 이메일로 공유하는 업무 방식이 일반적이었지만 이제는 협업툴 없이는 원활한 업무 진행이 어려운 환경이 되었습니다.
미국의 한 리서치업체에 따르면 전 세계 협업툴 시장이 5년 안에 2배 이상 증가할 것이라고 하는데요. 지라, 먼데이닷컴, 슬랙, 노션, 컨플루언스. 팀즈 등의 외산 협업툴은 물론이고 네이버웍스, 잔디, 플로우, 카카오워크 등 국산 협업툴 시장도 급격히 성장하는 추세입니다.
협업툴의 종류가 다양해짐에 따라 기업의 선택지는 증가했습니다. 무엇보다 우리 조직과 팀의 업무 방식 그리고 목적에 부합하는 협업툴을 선택함이 가장 중요한 포인트가 될 것 같습니다. 오늘은 다양한 외산 업무 협업 툴 중 팀즈(Teams), 먼데이닷컴(Monday.com), 지라(Jira), 노션(Notion), 그리고 컨플루언스(Confluence) 를 소개해드리고자 합니다. 제품 각각의 특징을 확인하시고 우리 조직과 팀에 적합한 협업툴을 도입하시기 바랍니다!
팀즈 (Microsoft Teams)
출처: MS Teams
프로젝트별, 주제별, 팀별 원하는 대로 채널을 생성하여 커뮤니케이션할 수 있는 메신저형 협업툴입니다. M365 기반의 엑셀, 파워포인트 등의 문서 공유 및 편집에 아주 용이하여 문서 중심의 작업 흐름을 파악하는데 최적화된 협업툴입니다. M365와 원드라이브, 아웃룩까지 연동하여 구성할 때 최고의 시너지를 낼 수 있지만 지난 대화를 검색하는데 어려움이 있는게 큰 단점입니다.
음성 및 화상 미팅 - 팀즈 전용 화상회의 기능을 제공하여 필요한 팀원만 구성하여 회의 예약 및 진행 가능
문서 공동 작업 - 실시간으로 팀원들과 함께 문서를 작업하고 공유하는데 용이
주제 별 채널 관리 - 목적에 맞게 채널을 생성하고 그 안에서 문서를 공유하며 관련된 주제에 대해 스레드로 커뮤니케이션 가능
먼데이닷컴 (Monday.com)
출처: Monday.com
먼데이 닷컴은 시각화와 자동화에 강점을 둔 협업툴입니다. IT, 소프트웨어 개발뿐만 아니라, 마케팅, 영업, HR 등 비개발 조직의 프로젝트 관리에도 쉽게 접근할 수 있는게 특징입니다. 엑셀의 테이블 형태로 업무를 기록하여 가시화된 데이터가 한눈에 들어오지만 반대로 테이블 형식의 제한된 틀 안에서만 관리가 되는 아쉬운 점도 있습니다.
- 대시보드 시각화 - 타임라인, 달력, 칸반 보드를 통해 업무 진척도를 시각적으로 파악 가능
- 노코드 자동화 - 반복되는 업무를 시나리오에 맞추어 자동화하며 코드 없이 쉽게 설정
- 쉬운 사용성 - 알록달록한 UI와 직관적인 설정으로 학습 없이 쉽게 사용 가능
지라 (Jira)
출처: Atlassian
기획부터 출시까지 이슈 트래킹, 작업 관리, 스프린트 계획, 릴리즈 관리 등을 위한 개발 프로젝트에 최적화된 프로젝트 관리 협업툴입니다. 타팀과의 업무 요청 및 협업을 Jira로 단일화하여 운영 시 통합적인 업무 관리 환경을 조성할 수 있으며 이력 검색과 정보 추적 등 히스토리 관리 또한 큰 강점입니다. 또한 프로젝트원, 팀원들의 객관적인 업무 추적이 가능하여 투명하고 효율적인 리소스 관리가 가능합니다. 다만 Jira 초기 도입 시 사용법을 익히고 커스텀하는데 다소 어려울 수 있어 컨설팅이나 교육이 필요할 수 있습니다.
대시보드 시각화 - 하나의 대시보드 화면을 통해 모든 작업의 상태와 진척도를 실시간으로 모니터링하며 업무를 가시화
커스텀 워크플로우 - 프로젝트, 팀 마다 고유의 업무 프로세스를 반영하여 워크플로우 구현 가능
히스토리 및 이력 관리 - 모든 이슈의 로그가 투명하게 남겨져 히스토리 관리와 이슈 추적에 최적화
투명한 리소스 관리 - 작업자, 작업 내역, 작업 시간 등의 모든 내역이 공유되어 이력 관리 및 업무 분배 등의 리소스 파악 용이
애드온 기반 기능 확장 - 차트/그래프, 디자인툴, 문서 관리, CRM, 리포팅 등 사용 목적에 따라 3000개 이상의 애드온을 통한 기능 확장
노션 (Notion)
출처: Notion
노션은 깔끔한 인터페이스로 웹, 앱에서 누구나 쉽게 업무와 일상을 기록할 수 있는 위키 기반의 협업툴입니다. 개인 업무 관리뿐만 아니라 공동 편집 기능을 제공하여 팀원들과 협업 또한 진행할 수 있습니다. 사용성 또한 높아서 나만의 위키피디아를 뚝딱 만들 수 있는 점도 큰 장점입니다. 다만 다인원의 프로젝트 관리보다는 라이트한 조직과 업무에 더욱 적합한 협업툴입니다.
- 다양한 템플릿 - 업무 및 목적에 따라 다양한 템플릿을 제공하여 나만의 홈페이지 제작 가능
- 깔끔한 인터페이스 - 트리 구조의 문서 리스트와 타이틀을 상징하는 다양한 아이콘으로 통일된 디자인
- 모바일 친화적 - 모바일에 최적화된 UI로 PC에서 작성한 데이터를 그대로 보고 편집 가능
컨플루언스 (Confluence)
출처: Atlassian
사내의 모든 업무 산출물을 투명하게 생성, 공유, 관리하는 위키 기반의 협업툴입니다. 각 프로젝트와 팀별로 생산되는 회의록, 보고서, 기획안, 제품 및 서비스 매뉴얼 등 모든 산출물과 첨부파일을 한 곳에서 관리되며 모든 직원들은 동일한 지식과 정보를 공유하는 지식 관리 환경을 구축할 수 있습니다. 협업툴치고는 다소 투박한 UI로 컨플루언스에 애착을 못 느끼시곤 하는데, 컨플루언스 클라우드 버전을 사용하시면 노션과 같은 사용성을 경험하실 수 있습니다.
- 동시 편집 및 버전 관리 - 팀원들과 실시간으로 같은 페이지를 편집하며 협업하며 저장 시마다 버전이 자동 생성
- 다양한 템플릿 - 인사 관리, 마케팅 계획, 서비스 기획서 등 업무 유형별 80개 이상의 템플릿 제공
- 체계적인 문서 계층화 - 프로젝트 혹은 팀 단위의 업무는 스페이스로, 하위의 페이지는 업무 유형별로 구성 가능
- 애드온 기반 기능 확장 - 첨부파일 관리, 캘린더, 다이어그램, UI 스케치 등 사용 목적에 따라 3,000개 이상의 애드온을 통한 기능 확장
결국 어떤 협업툴을 선택할 것인가는 기업 담당자의 몫이 될 것 같습니다. 우리 조직은 간단한 업무 관리만 되면 충분할지 혹은 개발까지 포함되는 포괄적인 범위의 협업 관리가 필요한지 등 선택지의 우선순위를 세우고 목적과 목표에 알맞은 툴을 선택하시면 될 것 같습니다. 또한 각 협업툴 간의 연동 여부를 파악하여 시너지를 낼 수 있는 합으로 구축하는 방법도 추천 드립니다. (ex. 프로젝트 관리용 Jira, 문서 관리용 Confluence, 메신저용 Teams)
모든 아는 만큼 쓸 수 있다고 합니다. 어떤 협업 툴을 도입하시든 적극적으로 학습하신 후 최대한의 기능을 활용하셔서 더욱 생산성 높은 업무 환경을 구축하시기 바랍니다.