우리 회사가 컨플루언스로 협업하는 방법

폴라리스 오피스는 코로나로 인해 재택근무를 시행하기 전부터 언제 어디서든 업무 연속성을 유지할 수 있는 체계화된 협업 환경을 운영하고 있었습니다. 사내에 코로나 확진자가 퍼지고 갑작스럽게 재택근무를 시행하게 된 상황에서도 잘 갖춰진 협업 문화와 프로세스가 정착되어 있었기 때문에 큰 변화나 문제없이 업무를 이어갈 수 있었는데요. 폴라리스 오피스가 매년 고민하고 발전시킨 우리만의 협업 방식, 지난 여정의 발걸음이 어떻게 효율적인 업무 문화를 만들었는지 소개해 드리고자 합니다. 

팀 별로 혼재된 협업툴의 단일화

사실 폴라리스 오피스도 지금의 협업 환경에 정착하기까지 다양한 시도와 시행착오를 겪었습니다. 그중 하나가 팀별로 각자의 입맛에 맞게 사용하던 업무 툴을 단일화시킨 것인데요. 이메일, 슬랙, 노션, 카톡, 지라, 유선 전화 등 팀별로 사용하던 협업 툴은 정말 다양했습니다. A팀과 협업하기 위해서는 지라를 이용하고, B팀과는 슬랙을 이용하는 등 협업을 진행하는 과정이 번거로웠던 때가 있었습니다. 프로젝트 관리, 일정 관리 방법도 팀별로 제각기 달랐습니다. 엑셀을 활용하여 일정 관리하는 팀, 피피티를 사용하는 팀, 지라를 사용하는 팀 등등 활용하는 업무 툴이 전부 상이 하다 보니 보고하는 방식도 모두 다르곤 했었죠. 따라서 효율적인 협업 환경을 구축하기 위해 가장 먼저 정리되어야 하는 부분이 협업 툴의 단일화였습니다. 

우선, 폴라리스 오피스는 협업툴의 이용 목적을 정의했습니다. 그리고 산출물 관리용 컨플루언스(Confluence), 프로젝트 관리용 지라(Jira), 커뮤니케이션용 팀즈(Teams) 이렇게 각 목적에 맞는 협업툴을 선정하게 되었습니다. 적재적소에 도입된 협업툴은 더욱 강화된 협업, 원활한 공유, 스마트한 업무 환경을 구축할 수 있는 기반을 만들어주었습니다. 이번 포스팅에서는 세가지 협업툴 중 컨플루언스를 활용한 업무 방법에 대한 내용을 공유하고자 합니다. 폴라리스 오피스는 지식 관리 위키 툴 컨플루언스로 어떻게 협업하고 있을까요?

주간 보고부터 회의록까지 모든 히스토리 관리

월간 프로젝트 회의, 주간 영업 회의, 팀 주간 회의 등 사내에서 진행하는 모든 업무 공유 및 보고용 회의는 컨플루언스를 기반으로 진행됩니다. 매출 보고, 주간 업무 보고 등 각 회의의 방향에 따라 보고 양식은 모두 상이하지만 매월 혹은 매주 통일된 템플릿을 활용하기 때문에 내용을 정리하기도 수월합니다. 업무 계획은 체크 박스 형태로 리스트업 후 작업이 완료된 일은 체크하여 업무 진행 현황을 공유합니다. 또한 업무 리스트와 함께 주요 이슈 사항이나도 따로 정리하여 한 주 동안 팀원들이 진행하는 업무도 쉽게 파악할 수 있기 때문에 업무 지원 시에도 빠르게 팔로업할 수 있습니다. 

피피티 문서 작업을 대체하는 컨플루언스 

컨플루언스 도입으로 실무자의 업무 효율성이 가장 개선되지 않았나 싶습니다. 실제로, 컨플루언스에 익숙해지다보니 피피티를 활용하는 빈도가 상당히 줄어들었습니다. 피피티 문서를 꾸미는 불필요한 작업과 시간도 줄어들었고, 핵심 내용만 정리하여 컨플루언스에 기록하는 방식은 빠르고 효율적인 업무를 가능하게 했습니다. 폴라리스 오피스는 팀 혹은 프로젝트 단위로 분류된 공간(Space)에 진행 중인 업무 분류별로 상위 페이지를 구성하고, 관련된 업무 내용은 하위 페이지에 정리합니다. (아래 스크린샷 페이지 트리 참고) 하지만 컨플루언스를 대체할 수 없는 제안서, 스토리보드 같은 산출물도 존재하기 마련입니다. 저희는 피피티나 엑셀로 작업한 문서도 관련된 컨플루언스 페이지에 업로드하여, 결과적으로 사내에서 작업하는 모든 업무의 산출물은 컨플루언스에 정리한다고 보시면 됩니다.

업무 능률에 시너지를 내는, 컨플루언스+지라

협업을 논하는데 지라가 빠질 수는 없죠! 프로젝트 관리툴 지라는 컨플루언스와 1+1 같은 솔루션이 아닐까 싶습니다. 지라는 그 자체로도 완벽한 협업 툴이지만 컨플루언스와 같이 활용하면 업무 효율이 배가 될 수 있습니다. 지라는 이슈 트래킹, 프로젝트 관리에는 최적화된 툴이지만 이슈와 관련된 다양한 내용을 기입하는 데에는 한계가 있습니다. 따라서 프로젝트의 완성도를 높이기 위해 컨플루언스와 지라의 연동은 필수적입니다. 저희는 컨플루언스 페이지에 해당 업무와 관련된 지라 이슈를 연결시키는 방식을 자주 사용합니다. 지라에서 이슈 상태가 업데이트되는 대로 컨플루언스에 자동 동기화되기 때문에 작업 현황을 따로 수정할 필요도 없고, 연결된 지라 이슈에 바로 이동할 수도 있기 때문에 접근성이 높아 유용합니다.

팀 내 주요 일정도 컨플루언스 한 곳에서

업무의 공유와 투명성

결과적으로 컨플루언스 도입 후 가장 큰 변화는 업무의 공유와 투명성입니다. 컨플루언스 도입 전 업무상 생성되는 다양한 자료와 파일은 각 담당자의 개인 PC에만 저장되어 있고 협업을 하지 않는 이상, 관련 자료를 확인할 수 없었습니다. 따라서 메일 전달을 못받거나, 프로젝트 중간에 투입된 경우 히스토리 파악이 어려워서 팔로업하기 곤란한 상황이 발생하곤 했습니다. 서로 어떤 일을 하는지 모르기 때문에 효과적인 협업도 어려웠었죠.

하지만 컨플루언스 도입 후 투명한 중앙집중식 정보 공유 환경이 조성되었습니다. 개발팀의 기술 문서, 기획팀의 홈페이지 기획안, 마케팅팀의 프로모션 보고서 등 사내의 모든 산출물을 한 곳에서 작성하고, 공유하고, 관리할 수 있기 때문에 조직 내의 모든 업무 파악과 히스토리 관리가 정말 용이해졌습니다. 뿐만 아니라, 신규 입사자나 담당자가 변경되더라도 별도의 인수인계 과정 없이 모든 이력을 컨플루언스에서 파악할 수 있기 때문에 업무 투입과 관리 측면에서도 효과적인 환경이 구축되었습니다. 

• 자료, 파일 등 산출물의 분산과 숨겨진 정보 → 위키 기반의 투명한 정보 공유 환경 조성
• 히스토리 파악 및 파일 검색의 어려움 → 조직 내 모든 업무의 히스토리 파악 가능

컨플루언스는 단순히 우리의 업무 방식만을 바꾼게 아닌 협업 문화 자체를 변화시켰습니다. 업무 방식의 변화라고 하면 '피피티로 문서 작업하던 방식에서 컨플루언스로 작업하게 되었다' 라는 단순 협업툴의 변경인 정도일 뿐입니다. 하지만 컨플루언스 도입 후 '내 자료는 내 노트북에만 보관하는게 아닌, 사내 모든 직원과 공유하여 지식정보를 나누는 것' 이라는 개념으로 변화하게 되었습니다.

투명한 정보 공유는 사