우리 회사가 지라와 컨플루언스로 협업하는 방법

폴라리스 오피스는 코로나로 인해 재택근무를 시행하기 전부터 언제 어디서든 업무 연속성을 유지할 수 있는 체계화된 협업 환경을 운영하고 있었습니다. 사내에 코로나 확진자가 퍼지고 갑작스럽게 재택근무를 시행하게된 상황에서도 잘 갈춰진 협업 문화와 프로세스가 정착되어 있었기 때문에 큰 변화나 문제 없이 업무를 이어갈 수 있었는데요. 폴라리스 오피스가 매년 고민하고 발전시킨 우리만의 협업 방식, 지난 여정의 발걸음이 어떻게 효율적인 업무 문화를 만들었는 소개해 드리고자 합니다. 폴라리스 오피스는 어떻게 협업하고 있을까요?

팀 별로 혼재된 협업툴의 단일화

사실 폴라리스 오피스도 지금의 협업 환경에 정착하기까지 다양한 시도와 시행착오를 겪었습니다. 그 중 하나가 팀 별로 각자의 입맛에 맞게 사용하던 업무 툴을 단일화시킨 것인데요. 이메일, 슬랙, 노션, 카톡, 지라, 유선 전화 등 팀 별로 사용하던 협업 툴은 정말 다양했습니다. A팀과 협업하기 위해서는 지라를 이용하고, B팀과 는 슬랙을 이용하는 등 협업을 진행하는 과정이 번거로웠던 때가 있었습니다. 프로젝트 관리, 일정 관리 방법도 팀 별로 제각기 달랐습니다. 엑셀을 활용하여 일정 관리 하는 팀, 피피티를 사용하는 팀, 지라를 사용하는 팀 등등 활용하는 업무 툴이 전부 상이하다보니 보고하는 방식도 모두 다르곤 했었죠. 따라서 효율적인 협업 환경을 구축하기 위해 가장 먼저 정리되어야 하는 부분이 협업 툴의 단일화였습니다. 

우선, 폴라리스 오피스는 협업툴의 이용 목적을 정의했습니다. 그리고 프로젝트 관리용 지라(Jira), 산출물 관리용 컨플루언스(Confluence), 커뮤니케이션용 팀즈(Teams) 이렇게 각 목적에 맞는 협업툴을 선정하게 되었습니다. 적재적소에 도입된 협업툴은 더욱 강화된 협업, 원활한 공유, 스마트한 업무 환경을 구축할 수 있는 기반을 만들어주었습니다.

프로젝트 관리부터 작업 기록까지

사실 폴라리스 오피스는 Jira를 정말 오래 전부터 활용해 왔지만 더욱 적극적으로 활용

 모든 업무 작업물은 컨플루언스 한곳에서

컨플루언스 도입 후 가장 큰 변화는 업무의 공유와 투명성입니다. 컨플루언스 도입 전 업무 상 생성되는 다양한 자료와 파일은 각 담당자의 개인 PC에만 저장되어 있고 협업을 하지 않는 이상, 관련 자료를 확인할 수 없었습니다. 따라서 메일 전달을 못받거나, 프로젝트 중간에 투입된 경우 히스토리 파악이 어려워서 팔로업하기 곤란한 상황이 발생하곤 했습니다. 서로 어떤 일을 하는지 모르기 때문에 효과적인 협업도 어려웠었죠.

하지만 컨플루언스 도입 후 투명한 중앙집중식 정보 공유 환경이 조성되었습니다. 실제로, 컨플루언스에 익숙해지다보니 피피티를 활용하는 빈도도 급격히 줄어 들게되었습니다. 피피티 문서를 꾸미는 불필요한 작업과 시간도 줄어들었으며, 핵심 내용만 정리하여 컨플루언스에 기록하는 방식은 빠르고 효율적인 업무를 가능하게 했습니다. 

개발팀의 기술 문서, 기획팀의 홈페이지 기획안, 마케팅팀의 프로모션 보고서 등 사내의 모든 산출물을 한 곳에서 작업하고, 공유하고, 관리할 수 있기 때문에 조직 내의 모든 업무 파악과 히스토리 관리가 정말 용이해졌습니다. 뿐만 아니라, 신규 입사자나 담당자가 변경되더라도 별도의 인수인계 과정 없이 모든 이력을 컨플루언스에서 파악할 수 있기 때문에 업무 투입과 관리 측면에서도 효과적인 환경이 구축되었습니다.

팀 별 프로젝트 관리, 작업기록

화상 회의 팀즈로..

툴 간의 연동해서 활용

• 팀즈+지라
• 팀즈+컨플
• 컨플+지라

1. 공유가 원활해집니다!
팀별 워크스페이스 제공
- 혹시 나만 메일을 전달 못받아서, 혹은 중간에 프로젝트에 참여해서 과정 관리가 힘드신 적이 있나요? 모든 업무 과정을 한 공간에서 확인할 수 있습니다.

2. 협업이 강화됩니다.
MS의 공동편집 및 작성
- 자료를 취함하고 다시 정리한 경험이 있으신가요? 하나의 엑셀, 피피티 파일을 동료와 공유하고 모두 함께 함여하여 작성하며 협업하세요

메일-일정-화상회의 연동
- 팀원 간 업무 일정을 확인하는데 번거로우셨나요? 이젠 캘린터, 테스트의 편리한 공유와 화상회의까지 하나로 원스탑 해결이 가능합니다.

3. 업무가 스마트해집니다.
쉬운 정보 관리와 공유

어떤 환경에서도 접속 가능
- 재택근무나 외부 출장 시 무거운 노트북이 부담스럽지 않으셨나요? 어느 디바이스 (노트북, 맺북, 스마트폰)에서도 업무가 가능하게 도와드십니다.