컨플루언스에서 반복 작업을 자동화하는 방법!
Confluence에서 매일 페이지를 생성하고, 컨텐츠를 작성하고, 관리하는 일은 너무 익숙하고 일상적이지만, 매번 반복되는 번거로운 작업이기도 합니다. 이렇게 단순 반복되는 작업을 나의 업무 루틴에 적합하게 자동화할 수 있는 방법을 알려드리고자 합니다!
Confluence 자동화는 무엇을 할 수 있나요?
'자동화'는 말 그대로 사람이 할 때까지 기다려야 하는 일상적인 기능을 자동화합니다. Confluence에서는 다음과 같은 워크플로우를 자동화할 수 있습니다.
“이 공간에 새 페이지가 생성되면 이 Teams 채널에 메시지를 보내주세요.” "이 그룹의 사람이 새 페이지를 만들 때 이 태그를 추가합니다." 팀에서 Confluence를 사용하는 방법에 따라 특정 기능을 자동화하여 사용할 수 있는데요. 다음은 특히나 자동화를 유용하게 활용할 방법으로 예상되는 세가지 영역입니다.
1) 제품 간 연동
- 팀즈(Teams)와 슬랙(Slack)에서 작업 업데이트 보내기
- 웹후크 트리거를 활용하여 타사 앱 및 서비스 연결하기
2) 컨텐츠 및 공간 관리
- 페이지를 자동으로 라벨링하여 관리하기
- 컨텐츠 주제에 따라 동일한 템플릿을 자동 생성하기
- 오래된 페이지는 자동으로 보관하기
3) 정보 전달
- 마감일에 따라 자동화된 알림 발송하기
- 페이지 상태가 변경되면 알림 발송하기
자동화는 어떻게 구성되나요?
자동화 규칙은 "When, If, Then" 형식으로 구성됩니다.
1) 트리거 (When) : 규칙을 실행하는 촉매제로 '이러한 경우에'을 정의합니다.
2) 조건 (If) : 특정 조건이 충족되면' 과 같은 규칙의 범위를 정의합니다.
3) 액션 (Then) : '이 작업을 수행합니다' 라고 규칙이 성공적으로 실행된 후의 행동을 정의합니다.
Confluence 자동화 규칙은 어떻게 생성하나요?
우선, Confluence 자동화는 클라우드 프리미엄 플랜을 구독하는 분 누구나 쉽게 이용하실 수 있는데요. 자동화 [라이브러리] 탭에 접근하시면 회의록 자동 생성하기, 미완료된 업무 알림 보내기 등 아래와 같이 다양한 케이스의 템플릿을 확인하실 수 있습니다. 나에게 맞는 템플릿을 찾아보세요!
저는 오랫동안 비활성화된 페이지를 관리하기 위해 오래된 페이지의 작성자에게 알림을 보내는 규칙을 만들어보겠습니다. 템플릿을 오픈하니 구성 요소가 나열된 것을 확인할 수 있습니다. 저희는 각 구성요소에 해당하는 내용을 기입하기만하면 됩니다. 오랫동안 비활성화된 페이지의 기준을 어떻게 잡을 것인지, 작성자에게 어떤 내용의 문구를 어떤 채널(이메일, 팀즈 등)로 보낼 것인지 등등 주어진 템플릿 안에 작성하고 저장하면 자동화 규칙이 실행됩니다.
만약, 자동화 규칙이 없었다면 우리는 비활성화 상태의 페이지를 직접 찾고, 작성자를 모두 리스트업하여 개별적으로 연락을 해야했었겠죠? 이렇게 번거로운 작업을 자동화 템플릿으로 한큐에 해결하셔서 불필요하게 소요되는 시간을 절약하시기 바랍니다!
