Confluence로 상황 별 회의록 작성하는 방법 (템플릿 모음 공유!)
하루에 보통 몇 번의 회의가 잡혀있으신가요? 일주일 중 회의가 없는 날이 있으신가요? 직장인에게 회의는 회사 생활에서 절대 빠질 수 없는 일상입니다. 하루에도 몇 번의 회의에 참석하여 졸음과 싸우기도 하고 언성이 높아지기도 하고 긴장의 연속이기도 합니다. 다양한 아젠다의 회의를 수차례 진행해다 보면 여러 이해관계 속에서 오고 갔던 내용과 결론을 까먹기도 합니다. 이때 필요한 게 바로 회의록입니다. 우리는 다수의 팀원들과 협업하는 과정에서 주제, 논의된 사항, 결과 그리고 업무 분담이 논리정연하게 정리된 회의록이 필요합니다. 그리고 잘 쓰여진 회의록은 회의에 참석하지 않은 사람이 읽어봐도 어떤 대화가 오고 갔는지 추측할 수 있을 정도로 내용 파악이 수월해야 합니다.
효과적인 회의록을 작성하기 위해서는 생산적인 회의가 선행되어야 합니다. 본인의 입장만 고수하고 본인의 의견만 피력하는 회의는 참석자들 모두에게 시간 낭비가 될 뿐입니다. 생산적인 회의를 진행하기 위해서는 우선 회의의 목적과 주제를 명확하게 이해하고 있어야 하며 상대방의 입장에서 생각해보는 것도 중요합니다. 그럼, 어떻게 해야 회의록을 잘 썼다는 소리를 들을 수 있을까요?
회의 전
1. 회의 개요는 사전에 작성합니다.
- 회의록을 작성할 페이지를 생성하고 회의의 안건과 날짜, 시간, 위치, 참석자 등의 정보를 기입합니다. 참석자는 회사 혹은 팀별로 구분하여 작성하는 것을 추천하고, 회의의 안건은 간략하게 요약하여 가독성을 높입니다.
회의 중
2. 회의록은 최대한 회의 시간 내에 작성합니다.
- 회의를 녹음한 후에 녹음 파일을 처음부터 다시 들으면서 회의록을 작성하는 주니어 분들도 있을 것 같습니다. 녹음 파일을 들으며 정리하게 되면 보다 정확하고 완벽한 회의록이 나올 수 밖에 없습니다. 하지만, 1시간짜리 회의 내용을 정리하는 데에는 생각보다 많은 시간이 소요되는 비효율적인 방법입니다. 회의록 초안 정도로 간결하게 작성한다는 목표로라도 회의 시간 내에 타이핑하여 작성하시기를 추천합니다.
3. 회의에 논의된 내용을 토픽 별로 정리합니다.
- 회의를 진행하다 보면 다양한 주제의 내용이 중구난방으로 오고가게 됩니다. 이를 순서대로 타이핑하다가는 열 손가락이 모자랄 수도 있습니다. 모든 내용을 작성하여 회의의 흐름을 놓치지 말고 토픽별로 카테고리화하여 정리하셔야 합니다. 참석자들의 말을 듣다보면 비슷하게 중복되는 주제가 나오기 마련입니다. 각 주제를 꼭지로 세부 내용을 작성하다 보면 회의록은 저절로 정리가 되며 회의가 끝난 후에 회의 전체의 맥락을 파악하기도 용이합니다.
4. 모든 회의의 결론, 액션 플랜은 반드시 정리합니다.
- 모든 회의의 마지막은 '그래서, 그다음은 뭘 어떻게 할껀데?' 가 쟁점이지 않을까 싶습니다. 사실 이 액션 플랜이 회의를 진행하는 주 목적이나 마찬가지인데요. 회의를 통해 의사결정된 사항들은 회의록 하단에 기입합니다. 팀별 혹은 개인에게 주어진 액션 플랜은 담당자를 포함하여 최대한 상세하게 기입하며, 데드라인까지 논의되었다면 일자도 함께 기입합니다. 추후 참석자 혹은 유관 부서에 회의록을 공유할 때 가장 핵심이 되는 사항입니다.
회의 후
5. 중요한 내용은 하이라이트하여 강조합니다.
- 회의가 끝나면 꼼꼼하게 회의록을 다시 읽으면서 핵심 포인트를 강조합니다. 회의 참석자들에게는 리마인드할 수 있는 내용 혹은 회의에 참석하지 못 한 사람들에게는 꼭 알아야 할 전달 사항이 될 것 입니다.
6. 회의록은 당일 혹은 다음 날까지는 공유합니다.
- 회의록은 회의가 끝나고 가능한 빠른 시간 내에 정리해서 참석자, 업무 관련자에게 공유하는 것이 좋습니다. 회의의 흐름과 내용이 참석자들의 머리 속에 남아 있을 때 공유 후 누락되거나 잘못 기입한 내용은 피드백을 받는 것도 중요합니다.
이렇게 회의 전, 중, 후로 구분하여 회의록 작성 팁을 공유 드렸습니다. 3분만 시간을 내어 회의록의 개요를 작성하고, 회의를 들으며 다양한 주제를 카테고리화하여 정리하고, 이후 중요한 포인트 위주로 강조하여 공유하다 보면 어느덧 회의록 마스터가 되실 수 있을 것이라고 생각합니다. 무엇보다 빠르게 간편하게 작성하고 내부에 공유하는 목적으로는 컨플루언스나 노션과 같은 위키 툴을 추천 드립니다. 특히, 컨플루언스는 기업의 산출물 관리용으로 가장 적합한 협업 툴입니다. 컨플루언스는 실시간 편집, 인라인 댓글 관리, 팀/프로젝트 별 공간 관리 등 협업을 위한 최적의 환경을 제공합니다.
회의록뿐만 아니라 주간 회의, 프로모션 보고서, 제품 출시 미팅, 마케팅, 프로젝트 회고, 사업 전략 미팅 등 목적에 따른 다양한 템플릿을 공유드립니다! 업무와 상황에 맞는 템플릿을 활용하시어 시간은 단축하고 업무력은 한층 더 업그레이드 시키시기 바랍니다!
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