목적과 상황에 맞는 협업툴 고르기

최근 몇 년 사이에 비대면 근무가 확산이 되면서 협업툴이 정말 많아졌습니다. 5년 전만 해도 파워포인트, 엑셀, 워드로 문서를 작성한 후 이메일로 공유하는 업무 방식이 일반적이었지만 이제는 협업툴 없이는 원활한 업무 진행이 어려운 환경이 되었습니다.

미국의 한 리서치업체에 따르면 전 세계 협업툴 시장이 5년 안에 2배 이상 증가할 것이라고 하는데요. 지라, 먼데이닷컴, 슬랙, 노션, 컨플루언스. 팀즈 등의 외산 협업툴은 물론이고 네이버웍스, 잔디, 플로우, 카카오워크 등 국산 협업툴 시장도 급격히 성장하는 추세입니다.

협업툴의 종류가 다양해짐에 따라 기업의 선택지는 증가했습니다. 무엇보다 우리 조직과 팀의 업무 방식 그리고 목적에 부합하는 협업툴을 선택함이 가장 중요한 포인트가 될 것 같습니다. 오늘은 다양한 외산 업무 협업 툴 중 팀즈(Teams), 먼데이닷컴(Monday.com), 지라(Jira), 노션(Notion), 그리고 컨플루언스(Confluence) 를 소개해드리고자 합니다. 제품 각각의 특징을 확인하시고 우리 조직과 팀에 적합한 협업툴을 도입하시기 바랍니다!

팀즈 (Microsoft Teams)

프로젝트별, 주제별, 팀별 원하는 대로 채널을 생성하여 커뮤니케이션할 수 있는 메신저형 협업툴입니다. M365 기반의 엑셀, 파워포인트 등의 문서 공유 및 편집에 아주 용이하여 문서 중심의 작업 흐름을 파악하는데 최적화된 협업툴입니다. M365와 원드라이브, 아웃룩까지 연동하여 구성할 때 최고의 시너지를 낼 수 있지만 지난 대화를 검색하는데 어려움이 있는게 큰 단점입니다.

• 음성 및 화상 미팅 - 팀즈 전용 화상회의 기능을 제공하여 필요한 팀원만 구성하여 회의 예약 및 진행 가능

• 문서 공동 작업 - 실시간으로 팀원들과 함께 문서를 작업하고 공유하는데 용이

• 주제 별 채널 관리 - 목적에 맞게 채널을 생성하고 그 안에서 문서를 공유하며 관련된 주제에 대해 스레드로 커뮤니케이션 가능

먼데이닷컴 (Monday.com)

먼데이 닷컴은 시각화와 자동화에 강점을 둔 협업툴입니다. IT, 소프트웨어 개발뿐만 아니라, 마케팅, 영업, HR 등 비개발 조직의 프로젝트 관리에도 쉽게 접근할 수 있는게 특징입니다. 엑셀의 테이블 형태로 업무를 기록하여 가시화된 데이터가 한눈에 들어오지만 반대로 테이블 형식의 제한된 틀 안에서만 관리가 되는 아쉬운 점도 있습니다.

• 대시보드 시각화 - 타임라인, 달력, 칸반 보드를 통해 업무 진척도를 시각적으로 파악 가능
• 노코드 자동화 - 반복되는 업무를 시나리오에 맞추어 자동화하며 코드 없이 쉽게 설정
• 쉬운 사용성 - 알록달록한 UI와 직관적인 설정으로 학습 없이 쉽게 사용 가능

지라 (Jira)

기획부터 출시까지 이슈 트래킹, 작업 관리, 스프린트 계획, 릴리즈 관리 등을 위한 개발 프로젝트에 최적화된 프로젝트 관리 협업툴입니다. 타팀과의 업무 요청 및 협업을 Jira로 단일화하여 운영 시 통합적인 업무 관리 환경을 조성할 수 있으며 이력 검색과 정보 추적 등 히스토리 관리 또한 큰 강점입니다. 또한 프로젝트원, 팀원들의 객관적인 업무 추적이 가능하여 투명하고 효율적인 리소스 관리가 가능합니다. 다만 Jira 초기 도입 시 사용법을 익히고 커스텀하는데 다소 어려울 수 있어 컨설팅이나 교육이 필요할 수 있습니다.

• 대시보드 시각화 - 하나의 대시보드 화면을 통해 모든 작업의 상태와 진척도를 실시간으로 모니터링하며 업무를 가시화

• 커스텀 워크플로우 - 프로젝트, 팀 마다 고유의 업무 프로세스를 반영하여 워크플로우 구현 가능

• 히스토리 및 이력 관리 - 모든 이슈의 로그가 투명하게 남겨져 히스토리 관리와 이슈 추적에 최적화

• 투명한 리소스 관리 - 작업자, 작업 내역, 작업 시간 등의 모든 내역이 공유되어 이력 관리 및 업무 분배 등의 리소스 파악 용이

• 애드온 기반 기능 확장 - 차트/그래프, 디자인툴, 문서 관리, CRM, 리포팅 등 사용 목적에 따라 3000개 이상의 애드온을 통한 기능 확장

노션 (Notion)

노션은 깔끔한 인터페이스로 웹, 앱에서 누구나 쉽게 업무와 일상을 기록할 수 있는 위키 기반의 협업툴입니다. 개인 업무 관리뿐만 아니라 공동 편집 기능을 제공하여 팀원들과 협업 또한 진행할 수 있습니다. 사용성 또한 높아서 나만의 위키피디아를 뚝딱 만들 수 있는 점도 큰 장점입니다. 다만 다인원의 프로젝트 관리보다는 라이트한 조직과 업무에 더욱 적합한 협업툴입니다.

• 다양한 템플릿 - 업무 및 목적에 따라 다양한 템플릿을 제공하여 나만의 홈페이지 제작 가능
• 깔끔한 인터페이스 - 트리 구조의 문서 리스트와 타이틀을 상징하는 다양한 아이콘으로 통일된 디자인
• 모바일 친화적 - 모바일에 최적화된 UI로 PC에서 작성한 데이터를 그대로 보고 편집 가능

컨플루언스 (Confluence)

사내의 모든 업무 산출물을 투명하게 생성, 공유, 관리하는 위키 기반의 협업툴입니다. 각 프로젝트와 팀별로 생산되는 회의록, 보고서, 기획안, 제품 및 서비스 매뉴얼 등 모든 산출물과 첨부파일을 한 곳에서 관리되며 모든 직원들은 동일한 지식과 정보를 공유하는 지식 관리 환경을 구축할 수 있습니다. 협업툴치고는 다소 투박한 UI로 컨플루언스에 애착을 못 느끼시곤 하는데, 컨플루언스 클라우드 버전을 사용하시면 노션과 같은 사용성을 경험하실 수 있습니다.

• 동시 편집 및 버전 관리 - 팀원들과 실시간으로 같은 페이지를 편집하며 협업하며 저장 시마다 버전이 자동 생성
• 다양한 템플릿 - 인사 관리, 마케팅 계획, 서비스 기획서 등 업무 유형별 80개 이상의 템플릿 제공
• 체계적인 문서 계층화 - 프로젝트 혹은 팀 단위의 업무는 스페이스로, 하위의 페이지는 업무 유형별로 구성 가능
• 애드온 기반 기능 확장 - 첨부파일 관리, 캘린더, 다이어그램, UI 스케치 등 사용 목적에 따라 3,000개 이상의 애드온을 통한 기능 확장

결국 어떤 협업툴을 선택할 것인가는 기업 담당자의 몫이 될 것 같습니다. 우리 조직은 간단한 업무 관리만 되면 충분할지 혹은 개발까지 포함되는 포괄적인 범위의 협업 관리가 필요한지 등 선택지의 우선순위를 세우고 목적과 목표에 알맞은 툴을 선택하시면 될 것 같습니다. 또한 각 협업툴 간의 연동 여부를 파악하여 시너지를 낼 수 있는 합으로 구축하는 방법도 추천 드립니다. (ex. 프로젝트 관리용 Jira, 문서 관리용 Confluence, 메신저용 Teams)

모든 아는 만큼 쓸 수 있다고 합니다. 어떤 협업 툴을 도입하시든 적극적으로 학습하신 후 최대한의 기능을 활용하셔서 더욱 생산성 높은 업무 환경을 구축하시기 바랍니다.